Как мы помогли Grand Line Logistics навести порядок в перевозках с помощью Битрикс24

Когда логистическая компания растёт, вместе с ней растёт и количество заявок, договоров, документов и перевозок. В какой-то момент привычные таблицы, ручные расчёты и десятки переписок перестают справляться с нагрузкой. Именно с такой ситуацией к нам обратилась Grand Line Logistics.

Grand Line Logistics — крупная транспортно-логистическая компания, которая организует грузоперевозки по Казахстану, странам СНГ и Центральной Азии. Каждый месяц через компанию проходят сотни заявок, а одновременно в работе находятся десятки договоров. При таком объёме важно, чтобы каждый процесс был прозрачным, а любая информация находилась буквально за несколько секунд.

С чего всё началось

На первый взгляд всё работало. Заявки принимались, перевозки выполнялись, клиенты получали свои грузы.

Но за кулисами сотрудники ежедневно сталкивались с типичными для быстрорастущего бизнеса проблемами. Всё больше времени уходило на ручные операции, становилось сложнее отслеживать перевозки, а финансовые показатели по каждой сделке приходилось рассчитывать отдельно. Когда одновременно ведутся десятки договоров и сотни заказов, даже небольшая ошибка может привести к серьёзным последствиям.

Главной задачей стало создание единой цифровой системы, где можно контролировать весь цикл перевозки — от первого обращения клиента до расчёта итоговой прибыли по сделке.

Начали с самого важного — навели порядок в процессах

Прежде чем автоматизировать работу, нужно было разобраться, как она устроена внутри компании.

Мы детально изучили процессы Grand Line Logistics и увидели, что разные направления перевозок имеют свои особенности. Использовать одну универсальную воронку означало бы только усложнить работу менеджеров.

Поэтому мы создали четыре отдельные воронки продаж. Каждая из них полностью соответствует своему направлению деятельности. Теперь сотрудники работают по понятному сценарию, не путаются между разными типами перевозок и всегда понимают, на каком этапе находится каждая сделка.

Финансы должны считаться сами

Одна из самых важных задач для логистической компании — понимать прибыльность каждой перевозки.

Раньше часть расчётов выполнялась вручную. Это занимало время и увеличивало вероятность ошибок.

Мы автоматизировали этот процесс. Теперь данные о клиентах и перевозчиках автоматически подставляются в сделку, а система самостоятельно рассчитывает расходы и валовую прибыль.

В результате руководитель в любой момент видит реальную рентабельность каждой перевозки и может быстро принимать решения, не дожидаясь дополнительных отчётов.

Решили проблему, которая становится заметной только при больших объёмах

Во время анализа мы обнаружили ещё одну особенность работы компании.

Grand Line Logistics одновременно сопровождает множество договоров. У каждого — собственный поток заявок. Со временем ориентироваться в документах становилось всё сложнее.

Стандартной нумерации Битрикс24 для такой модели оказалось недостаточно.

Поэтому мы разработали механизм уникальной нумерации заявок для каждого договора. Теперь каждый контракт имеет собственную последовательность номеров, благодаря чему сотрудники мгновенно понимают, к какому договору относится конкретная заявка.

На первый взгляд это небольшая доработка, но именно такие решения значительно упрощают ежедневную работу и практически исключают путаницу при больших объёмах перевозок.

Когда CRM становится центром всей информации

Руководству компании было важно получать данные не только внутри Битрикс24.

Поэтому мы настроили интеграцию с Google Таблицами. Теперь после создания или изменения сделки информация автоматически передаётся в отчёты.

В результате аналитика всегда остаётся актуальной, руководители получают свежие данные в режиме реального времени, а необходимые отчёты легко предоставить коллегам или партнёрам без дополнительных выгрузок.

Что изменилось после внедрения

После запуска системы сотрудники перестали тратить время на рутинные операции и постоянные проверки данных.

Каждая перевозка проходит через понятный маршрут внутри CRM — от поступления заявки до завершения доставки. Все этапы прозрачны, документы легко находятся, а вероятность потерять информацию практически исключена.

Автоматические финансовые расчёты позволяют сразу видеть прибыльность каждой сделки, а уникальная система нумерации значительно упростила работу с большим количеством договоров и заявок.

При этом руководство получило именно то, чего не хватало раньше, — полную картину происходящего в компании в режиме реального времени.

Итоги

Этот проект ещё раз подтвердил простую мысль: автоматизация — это не только про новые инструменты. В первую очередь она помогает выстроить процессы так, чтобы сотрудники меньше занимались рутиной и больше времени уделяли работе с клиентами.

Для Grand Line Logistics внедрение Битрикс24 стало не просто переходом в новую CRM. Компания получила единое пространство для управления перевозками, финансового контроля и аналитики, которое масштабируется вместе с бизнесом и помогает уверенно работать даже с большими объёмами заказов.