Как мы превратили Битрикс24 в рабочий инструмент для компании Grafico

Когда компания растет, бизнес-процессы редко успевают меняться с той же скоростью. То, что отлично работало год назад, со временем начинает тормозить сотрудников: появляются лишние действия, информация теряется между отделами, а привычные инструменты перестают помогать и начинают мешать.

Именно с такой ситуацией к нам обратилась компания Grafico — один из лидеров рынка Казахстана по производству бесшовных фотообоев и премиальных фресок. Уже более пяти лет компания создает продукцию высокого качества, а особой гордостью являются авторские фактуры ручных фресок собственной разработки, созданные с учетом современных тенденций в дизайне интерьеров.

Несмотря на высокий уровень производства, внутри компании оставались процессы, которые требовали серьезной доработки.

Когда CRM есть, но работать в ней неудобно

На первый взгляд Битрикс24 уже был внедрен, однако сотрудники регулярно сталкивались с неудобствами.

Воронка продаж содержала лишние этапы, менеджеры тратили время на ручные действия, коммуникация с клиентами велась сразу в нескольких сервисах, а информация между подразделениями передавалась не всегда быстро и не всегда корректно. Телефония тоже не давала полной картины по взаимодействию с клиентами.

В итоге руководство понимало, что проблему нужно решать комплексно, а не точечными настройками.

Сначала разбираемся, потом автоматизируем

Мы всегда начинаем подобные проекты не с настройки кнопок, а с изучения того, как компания работает в реальности.

Вместе с командой Grafico мы подробно разобрали существующие процессы, посмотрели, где сотрудники тратят лишнее время, какие этапы дублируются, где возникают потери информации и что действительно необходимо автоматизировать.

После анализа стало понятно: дорабатывать нужно практически все ключевые процессы, чтобы они работали как единая система.

Полностью пересобрали работу с лидами

Одной из первых задач стала переработка лидов и основной воронки продаж.

Мы пересмотрели каждый этап обработки обращения, убрали лишние статусы, выстроили понятную последовательность работы менеджеров и добавили автоматизацию там, где раньше сотрудники выполняли однотипные действия вручную.

В результате менеджеры получили простой и понятный алгоритм работы с каждым новым обращением, а руководители — прозрачную картину по всем сделкам и возможность быстро находить узкие места в процессе продаж.

Объединили WhatsApp и CRM

Для Grafico WhatsApp — один из основных каналов общения с клиентами. До внедрения сотрудникам приходилось постоянно переключаться между мессенджером и CRM, а часть переписки могла просто не попасть в историю клиента.

Мы интегрировали WhatsApp с Битрикс24, и теперь вся коммуникация ведется непосредственно из CRM.

Каждое входящее и исходящее сообщение автоматически сохраняется в карточке клиента. Менеджерам больше не приходится искать переписку в телефоне или вспоминать, о чем договаривались несколько недель назад — вся история всегда находится под рукой.

Настроили взаимодействие между отделами без ручной передачи информации

Еще одной важной частью проекта стала автоматизация внутренних процессов.

Для разных подразделений мы разработали отдельные смарт-процессы, учитывающие особенности их работы. Но главное — все они связаны между собой.

Теперь информация автоматически передается между отделами по мере выполнения задач. Сотрудникам больше не нужно пересылать данные вручную, создавать одинаковые записи или контролировать, чтобы коллеги не забыли выполнить следующий этап.

В итоге внутреннее взаимодействие стало значительно быстрее, а вероятность ошибок из-за человеческого фактора заметно снизилась.

Привели в порядок телефонию

Не осталась без внимания и телефония.

Мы настроили ее интеграцию с Битрикс24 таким образом, чтобы каждый звонок автоматически фиксировался в CRM и сохранялся в истории клиента.

Теперь менеджеры могут за несколько секунд посмотреть все предыдущие разговоры с клиентом, а руководители получили инструмент для контроля качества обработки обращений и анализа эффективности работы отдела продаж.

Что получилось в итоге

Этот проект сложно назвать просто настройкой CRM.

Фактически мы помогли компании заново выстроить цифровые процессы вокруг продаж, коммуникаций и внутреннего взаимодействия.

После внедрения Grafico получила единую систему, в которой:

• менеджеры работают по понятному сценарию без лишних действий;
• переписка в WhatsApp полностью хранится в CRM;
• все звонки автоматически фиксируются и сохраняются в истории клиента;
• отделы обмениваются информацией без ручного дублирования данных;
• руководители видят прозрачную картину по каждому этапу работы и могут быстрее принимать управленческие решения.

Вместо вывода

Даже если Битрикс24 уже давно используется в компании, это не всегда означает, что система действительно помогает бизнесу.

Со временем процессы меняются, компания растет, появляются новые задачи, и CRM тоже должна развиваться вместе с ними.

Кейс Grafico — хороший пример того, как комплексная доработка существующего портала позволяет не просто исправить накопившиеся недостатки, а превратить Битрикс24 в полноценную рабочую экосистему, которая объединяет продажи, коммуникации и внутренние процессы в единое целое и становится надежной основой для дальнейшего роста компании.