Когда компания растет, вместе с ней растет и количество процессов. Появляются новые направления, увеличивается число клиентов, становится больше сотрудников и задач. В какой-то момент привычные таблицы, переписки в мессенджерах и разрозненные сервисы начинают не помогать, а мешать.
Именно с такой ситуацией к нам обратилась компания Айтилект — один из крупнейших центров подготовки специалистов в области информационных технологий и менеджмента в Казахстане. С 2002 года компания обучает специалистов по востребованным IT-направлениям, проводит корпоративное обучение и оказывает консалтинговые услуги.
За годы работы процессов стало много, и каждый из них жил своей жизнью. Обработка заявок, организация обучения, внутренние согласования, работа с клиентами — все это существовало отдельно. Возникла закономерная задача: объединить все направления в единую систему, где ничего не потеряется, а сотрудники смогут заниматься своей работой, а не поиском информации.
С чего начали
На первых встречах стало понятно, что клиенту нужна не просто CRM.
Да, важно было систематизировать работу с заявками. Но если ограничиться только этим, основные сложности никуда бы не исчезли. Нужно было посмотреть на компанию целиком и понять, как связать между собой обучение, внутренние процессы и коммуникацию с клиентами.
Поэтому мы решили строить единую цифровую экосистему на базе Битрикс24, где каждый процесс станет частью общей системы.
Единая CRM вместо нескольких отдельных процессов
Первым шагом стало создание общей CRM для всех направлений деятельности компании.
Теперь неважно, обращается человек по поводу обучения, консалтинга или другой услуги — каждая заявка автоматически попадает в систему. Она фиксируется, назначается ответственному сотруднику и проходит по заранее настроенному сценарию.
Это избавило команду от ручного распределения обращений и позволило видеть полную историю взаимодействия с каждым клиентом в одном месте.
Автоматизация учебного процесса
Следующим важным этапом стала организация самого образовательного процесса.
Любое обучение — это десятки организационных мелочей: расписание, уведомления, контроль этапов, статусы курсов. Пока все это делается вручную, неизбежно возникают ошибки и лишняя нагрузка на сотрудников.
Мы настроили автоматические уведомления о занятиях, систему контроля статусов курсов и инструменты управления расписанием.
В результате сотрудники перестали тратить время на постоянные напоминания и ручную координацию, а сам процесс обучения стал значительно более предсказуемым и управляемым.
Навели порядок во внутренних процессах
Во многих компаниях значительная часть рабочего времени уходит вовсе не на основную деятельность, а на внутренние согласования.
Подготовить новую образовательную программу, обновить материалы, согласовать документы, поставить задачи коллегам — все это раньше занимало больше времени, чем хотелось.
Чтобы избавиться от этой проблемы, мы внедрили внутренние бизнес-процессы и автоматизированные списки. Теперь задачи создаются по понятным сценариям, документы проходят согласование без бесконечных переписок, а руководители в любой момент видят, на каком этапе находится работа.
Это позволило значительно ускорить сопровождение образовательных программ и сделать внутренние процессы прозрачными.
Все коммуникации — в одном окне
Еще одной важной задачей стало объединение общения со студентами и потенциальными клиентами.
До внедрения информация поступала из разных источников, что усложняло работу менеджеров и не позволяло быстро восстановить историю общения.
Мы подключили открытые линии и онлайн-виджеты Битрикс24, благодаря чему все обращения начали собираться в едином пространстве.
Теперь сотрудники не переключаются между несколькими сервисами, а вся история взаимодействия хранится в карточке клиента. Это ускорило обработку запросов и сделало клиентский сервис более качественным.
Что получилось в итоге
После внедрения Битрикс24 компания «Айтилект» получила не просто CRM, а единую цифровую платформу, которая объединила ключевые процессы бизнеса.
Обработка заявок стала быстрее и прозрачнее. Организация обучения — более управляемой. Внутренние согласования перестали тормозить работу команды, а вся коммуникация со студентами и клиентами сосредоточилась в одном месте.
Главный результат проекта — сотрудники стали меньше заниматься рутинными операциями и больше времени уделять тому, что действительно важно: развитию образовательных программ, качественному обучению и работе со студентами.
Именно в этом и заключается ценность грамотного внедрения Битрикс24 — не просто автоматизировать отдельные действия, а создать систему, которая помогает бизнесу работать быстрее, проще и эффективнее.
