Как мы помогли KIP Automatic навести порядок в продажах промышленного оборудования с помощью Битрикс24

Когда компания продает промышленное оборудование, каждая сделка — это гораздо больше, чем просто выставить счет. За одним запросом могут стоять десятки уточнений: подобрать нужный датчик, проверить совместимость оборудования, учесть условия эксплуатации, согласовать технические характеристики, подготовить коммерческое предложение и провести клиента через весь процесс до поставки.

Именно с такой задачей к нам обратилась компания KIP Automatic — поставщик промышленного оборудования и расходных материалов, который работает с ведущими производителями и помогает предприятиям подбирать надежные технические решения.

Когда компания растет, привычные инструменты перестают справляться

На первых этапах развития многие процессы работают «на доверии»: часть информации хранится в почте, что-то — в Excel, какие-то договоренности остаются в мессенджерах или в памяти менеджеров.

Но чем больше клиентов и шире ассортимент, тем сложнее становится контролировать работу.

В KIP Automatic менеджеры ежедневно обрабатывали запросы на манометры, клапаны, датчики, масла, смазочные материалы и другое промышленное оборудование. При этом важно было хранить не только информацию о заказе, но и технические характеристики продукции, историю общения с клиентом, особенности эксплуатации оборудования и все договоренности.

Со временем начали появляться вполне ожидаемые сложности:

• стало трудно контролировать, на каком этапе находится каждая сделка;
• заявки могли обрабатываться с разной скоростью;
• часть информации приходилось искать в разных сервисах;
• увеличивалась вероятность ошибок при подготовке документов;
• руководителю становилось сложнее видеть реальную загрузку сотрудников и контролировать работу отдела продаж.

Компания понимала: впереди рост количества заказов, а значит, процессы нужно перестраивать уже сейчас.

Сначала разобрались в работе отдела продаж

Перед внедрением мы подробно изучили, как менеджеры работают с клиентами.

Стало понятно, что основная проблема заключалась не в количестве заявок, а в том, что информация была распределена между несколькими инструментами. Чтобы собрать полную картину по одному клиенту, сотруднику приходилось открывать почту, искать документы, проверять историю звонков и вспоминать предыдущие договоренности.

Поэтому главной целью стало создание единого рабочего пространства, где будет собрана вся информация по клиентам, оборудованию, документам и коммуникациям.

Так в компании появился Битрикс24.

Вся переписка теперь хранится прямо в сделке

Одним из первых шагов стало подключение корпоративной почты к Битрикс24.

Теперь менеджеры ведут переписку прямо из CRM, а каждое письмо автоматически прикрепляется к нужной сделке и карточке клиента.

Если через несколько месяцев потребуется поднять историю переговоров или посмотреть, какие технические требования обсуждались при подборе оборудования, ничего искать уже не придется — вся информация находится в одном месте.

Убрали ручной ввод при создании сделок

В KIP Automatic давно существовала собственная система наименования сделок. В названии должны были присутствовать номер сделки, номер клиента, год и другие параметры.

Пока сотрудники вводили эти данные вручную, регулярно возникали опечатки или несоответствия.

Мы автоматизировали этот процесс.

Теперь Битрикс24 самостоятельно формирует шифр сделки по заданным правилам. Менеджеру больше не нужно тратить на это время, а вероятность ошибок практически исчезла.

Документы перестали готовить вручную

Еще одна задача касалась подготовки коммерческих предложений и счетов.

Раньше менеджеры копировали информацию из сделки в документы вручную, что занимало время и повышало риск неточностей.

Мы настроили шаблоны документов с автоматической подстановкой данных из CRM.

Теперь достаточно нескольких кликов, чтобы сформировать коммерческое предложение или счет — все необходимые сведения о клиенте, оборудовании и заказе подставляются автоматически.

Это особенно важно в сфере промышленного оборудования, где любая ошибка в документации может привести к дополнительным согласованиям или задержкам.

Все звонки тоже стали частью CRM

Мы подключили телефонию к Битрикс24, чтобы вся история общения с клиентами собиралась автоматически.

Теперь при входящем звонке менеджер сразу видит карточку клиента, а после разговора запись звонка и история вызовов сохраняются внутри CRM.

Это позволяет быстро восстановить детали переговоров и не терять важную информацию даже при передаче клиента другому сотруднику.

Согласование ТЭО — без бесконечных писем

Внутри компании важную роль играет согласование технико-экономического обоснования.

Раньше этот процесс сопровождался пересылкой файлов, уточнениями и длительной перепиской.

Мы перевели его в Битрикс24.

Теперь сотрудник отправляет документ руководителю прямо из портала. Руководитель может согласовать его или вернуть на доработку буквально в несколько кликов. Все этапы согласования фиксируются в системе, поэтому всегда понятно, у кого сейчас находится документ и что требуется сделать дальше.

Что изменилось после внедрения

Самое главное изменение — все процессы наконец стали прозрачными.

Теперь менеджеру не нужно искать информацию в разных программах. Вся история работы с клиентом, переписка, звонки, документы и этапы сделки находятся в одной системе.

Автоматизация позволила избавиться от множества рутинных действий:

• письма автоматически привязываются к сделкам;
• шифры сделок формируются без участия сотрудников;
• коммерческие предложения и счета создаются за несколько минут;
• звонки фиксируются в CRM;
• согласование ТЭО проходит внутри портала без лишней переписки.

В результате менеджеры стали тратить гораздо меньше времени на оформление документов и административные задачи, а больше — на то, что действительно важно: подбор оборудования, консультации клиентов и развитие продаж.

Для руководства же Битрикс24 стал инструментом полного контроля. Теперь легко увидеть, сколько сделок находится в работе, на каком этапе они находятся, как распределена нагрузка между менеджерами и где можно повысить эффективность.

Итог

Этот проект хорошо показывает, что внедрение Битрикс24 — это не просто установка новой программы.

Для KIP Automatic Битрикс24 стал единой системой, которая объединила продажи, коммуникации, документы и внутренние согласования. Благодаря этому компания получила понятные бизнес-процессы, снизила влияние человеческого фактора и подготовила отдел продаж к дальнейшему росту без потери качества обслуживания клиентов.

Когда все процессы работают в одной системе, сотрудники меньше занимаются рутиной и больше времени уделяют клиентам. А именно это в конечном итоге и становится главным преимуществом бизнеса.