Как мы помогли WeFind превратить подбор персонала в управляемый процесс с помощью Битрикс24

Когда компания занимается подбором персонала, кажется, что самое сложное — найти подходящего кандидата. Но на практике настоящая сложность начинается гораздо раньше.

Каждый день поступают новые заявки, отклики приходят сразу с нескольких площадок, кандидаты находятся на разных этапах отбора, а рекрутерам нужно ничего не забыть, вовремя связаться с человеком, передать его следующему специалисту и не потерять ни одной детали.

Именно с такой задачей к нам пришла компания WeFind.

Когда процессов становится слишком много

WeFind занимается полным циклом подбора и управления персоналом — от поиска кандидатов до их адаптации и сопровождения. Каждый день команда работает одновременно с десятками вакансий, сотнями кандидатов и несколькими городами.

В какой-то момент стало понятно, что привычных инструментов уже недостаточно. Чем больше заявок проходит через компанию, тем выше риск потерять отклик, забыть связаться с кандидатом или держать в работе сделки, которые давно потеряли актуальность.

Основной запрос звучал просто: нужна система, которая поможет держать весь процесс под контролем и при этом не усложнит работу сотрудников.

Сначала мы разобрались, как работает команда

Перед внедрением мы подробно изучили путь кандидата внутри компании.

Откуда приходят отклики? Кто первым связывается с кандидатом? Когда меняется ответственный? На каком этапе чаще всего возникают задержки? Какие действия сотрудники выполняют вручную каждый день?

Когда вся картина стала понятной, стало очевидно: большинство проблем связано не с людьми, а с большим количеством однотипных действий, которые приходится повторять ежедневно.

Значит, именно их и нужно было автоматизировать.

Разделили работу по городам

Первым делом мы построили отдельные воронки для каждого города.

Теперь каждый поток кандидатов движется по своему сценарию — от первой заявки до выхода сотрудника на работу. Менеджеры работают только со своей зоной ответственности, а система сама следит за порядком.

Кроме этого, мы настроили автоматическую проверку дублей, передачу ответственного на нужных этапах и контроль сделок, которые перестали двигаться.

В результате в CRM перестали копиться повторные заявки и "зависшие" кандидаты.

Научили систему следить за сроками

Одна из самых частых проблем в рекрутинге — потерянное время.

Если вовремя не связаться с кандидатом, он уже завтра может принять предложение другой компании.

Поэтому мы встроили контроль сроков прямо в бизнес-процесс.

На каждом этапе Битрикс24 отсчитывает пять дней. Если за это время менеджер не выполнил необходимые действия, система напоминает об этом. Если движения по сделке нет совсем — она автоматически закрывается.

Так рекрутеры перестали тратить время на неактуальные заявки и сосредоточились только на тех кандидатах, которые действительно находятся в работе.

Собрали все источники заявок в одном месте

Следующей задачей было избавиться от ручного переноса информации.

До внедрения отклики приходили сразу из нескольких источников:

• HeadHunter;
• Avito;
• OLX;
• сайта на Tilda;
• мессенджеров.

Каждый новый кандидат требовал ручной обработки.

Мы интегрировали все площадки с Битрикс24, и теперь каждый отклик автоматически попадает в нужную воронку, распределяется по городу и сразу становится доступен менеджеру.

Никаких копирований, пересылок и риска потерять заявку.

Руководители при этом получили полную картину по всем каналам привлечения в одном интерфейсе.

Добавили искусственный интеллект туда, где он действительно помогает

Ещё одним этапом проекта стало подключение Wazzup и чат-ботов с искусственным интеллектом.

Мы не стремились заменить рекрутеров.

Наоборот — хотели освободить их от самой однообразной части работы.

Теперь первичный контакт с кандидатом часто начинается автоматически. Бот задаёт базовые вопросы, уточняет необходимую информацию, отсеивает неподходящих кандидатов и передаёт рекрутеру уже подготовленный диалог вместе со всеми ответами.

В результате специалисты начинают работу не с пустой заявки, а с кандидата, который уже прошёл первый этап отбора.

Это экономит часы ежедневной переписки и позволяет уделять больше внимания действительно перспективным кандидатам.

Что изменилось после внедрения

После запуска Битрикс24 система фактически стала единым центром управления подбором персонала.

Теперь вся работа команды сосредоточена в одном пространстве. Все кандидаты, вакансии, коммуникации и задачи находятся в CRM, а большинство рутинных процессов выполняется автоматически.

Интеграции с площадками поиска работы и мессенджерами избавили сотрудников от ручного переноса данных. Автоматический контроль сроков помог исключить забытые заявки. Проверка дублей очистила поток кандидатов, а чат-боты значительно снизили нагрузку на рекрутеров.

Главное изменение оказалось не только в скорости работы.

Команда WeFind получила прозрачный, управляемый процесс, в котором руководители видят реальную картину по каждому кандидату и каждой вакансии, а сотрудники могут сосредоточиться на том, что действительно требует участия человека — общении с людьми и качественном подборе персонала.

Именно в этом, на наш взгляд, и заключается ценность грамотного внедрения Битрикс24: система не заменяет специалистов, а берёт на себя рутину, позволяя команде работать быстрее, спокойнее и эффективнее.