Делегирование, контроль и оценивание задач
Своевременное выполнение поставленных задач без нарушения определенной последовательности базируется на тщательном планировании и контроле. Положения проекта учитывают затраты времени, необходимые для полноценного выполнения задач. Специальная система управления задачами обеспечивает эффективное взаимодействие сотрудников и клиентов в Экстранете при реализации любых проектов.
Простое управление задачами
Поставить задачу подчиненному можно буквально в «один клик»! Достаточно написать, что необходимо выполнить и назначить ответственных за реализацию поставленных задач. При нарушении дедлайна в задаче появляется счетчик, демонстрирующий необходимость особого внимания к возникшему затруднению. Счетчики отображают количество задач с обнаруженными нарушениями для контроля качества и сроков выполнения.
Для удобной реализации специфических требований можно добавлять собственные поля в исполняемые задачи. Для максимального ускорения процессов можно ставить задачу непосредственно из обсуждений в «Живой ленте» (из комментария или сообщения).
Использование диаграммы Ганта
Для графического отображения степени исполнения задач удобна диаграмма Ганта – планировщик проектов, реализованный в виде стандартной ленточной диаграммы. Диаграмма Ганта позволяет сделать легко читаемым даже крупномасштабный проект за счет визуального представления продолжительности всех этапов и отдельных задач.
Быстрый взгляд на диаграмму позволяет моментально видеть количество задач по интересующему проекту, количество завершенных и незавершенных задач, количество простроченных задач, а также число задач с неустановленным сроком. Диаграмма Ганта обеспечивает поддержку связей между задачами. При смещении сроков проекта достаточно указать новую дату начала, после чего все задачи переместятся в автоматическом режиме. Любое изменение даты начала или окончания приводит к изменению даты исполнения всех вязанных задач.
В Битрикс24 диаграмма Ганта поддерживает 4 различных типа связей
- Финиш Старт – выполнение задачи начинается после завершения предыдущей;
- Старт Старт – одновременное начало задач;
- Финиш Финиш – одновременное завершение задач;
- Старт Финиш – последующая задача заканчивается не раньше начала предшествующей.
Контроль задач
Битрикс24 позволяет быстро перейти к задачам, требующим внимания. Достаточно проверить в каких разделах отображаются красные счетчики, чтобы понять какое количество задач новых или простроченных, а также какое количество без установленного срока. Руководители могут проверять сводку по задачам, выполняемым подчиненными. В специальном разделе можно организовать совместную работу нескольких сотрудников над проектом, а также управлять процессом работ.
Отчеты по задачам
Отчеты, выгружаемые в Excel, позволяют оценить работу с задачами, узнать количество потраченного времени на выполнение задачи или проекта, определить количество завершенных задач, эффективность управления задачами и другие параметры. Отчет по ресурсам отображает затраты времени по каждому сотруднику, отделу и всей компании. Отчет по эффективности отражает результативность работы каждого сотрудника, отдела и всей компании.
Учет занятости сотрудников
При создании новой задачи можно включить функцию учета времени. Плановые затраты времени на выполнение задачи помогают контролировать эффективность работы подчиненных. Диаграмма позволяет контролировать занятость каждого сотрудника. Специальный счетчик, размещенный на панели «Рабочий день», отображает затраты времени на выполнение задач и помогает определить оставшийся запас времени. Удобная функция помогает не допустить перерасхода времени. Можно переключиться на другую задачу или поставить выполняемую задачу на паузу. Учет занятости позволяет подвести месячные итоги по результатам работы каждого сотрудника и всего отдела.
Интеграция с возможностями CRM и Битрикс24.Диск
В отличие от других программ, используемых для управления проектами, Битрикс24 обеспечивает тесную взаимосвязь различных инструментов. К примеру, для прикрепления нужного файла к поставленной задаче достаточно выбрать его на Битрикс24.Диск! Новый документ можно создать посредством Microsoft Office Online или Google Docs и немедленно загрузить в задачу. В процессе работы не возникает необходимость в сохранении документов на жестком диске ПК для последующего прикрепления к задачам.
Разрешение на редактирование прикрепленного документа другими участниками задачи обеспечивает гибкое взаимодействие между сотрудниками для максимально эффективного выполнения проектов. При использовании CRM при работе с клиентами достаточно указать в задаче имя клиента, после чего информация будет доступна в CRM и в задаче. Использование CRM для управления проектами помогает значительно повысить уровень продаж.
Шаблоны для повторяющихся задач
Упростить работу с повторяющимися задачами помогает функция создания шаблонов для автоматизации процессов по самостоятельно разработанному расписанию. Использование шаблонов позволяет настроить еженедельное автоматизированное выполнение задач в определенный день, а также позволяет выполнять сложные задачи вручную (к примеру, проверку договоров с предоставлением списка данных по конкретному контрагенту). При создании или настройке шаблона доступна возможность назначения ответственных наблюдателей, настройки автоматического повторения задач, добавления подзадач и добавления чек-листа для контроля выполнения заданных процессов.
Чек-лист
Добавление чек-листа помогает разделить сложную задачу на несколько простых действий, выполняемых в заданной последовательности. Использование этой функции удобно при поэтапном выполнении задач, а также при реализации проекта совместно с другими исполнителями. Участникам задачи доступна возможность добавления своих пунктов в чек-лист. Зачеркнутые строчки чек-листа, отображающие выполненные этапы, помогают определить степень готовности заданного проекта.
Управление проектами в режиме онлайн
Привычные всем механизмы социальных сетей можно использовать для объединения сотрудников в целевые рабочие группы для совместной работы над новыми проектами. Внутренняя система связи помогает оптимизировать взаимодействие сотрудников и улучшить коммуникации в группе для повышения эффективности работы. Собственная информационная лента помогает сосредоточить всю необходимую информацию на одной странице для максимально эффективного управления проектом. Группы, используемые для обсуждения задач, контроля выполнения и фиксации результатов, представляют собой незаменимый инструмент для полноценного управления проектами.
Конструктор для формирования отчетов
Для автоматизированного сбора, сортировки и фильтрации необходимых отчетных данных для предоставления руководителям используется специальный конструктор отчетов. Универсальный функционал помогает максимально быстро сформировать нужный отчет для определения трудоемкости, эффективности и временных затрат при реализации различных задач и проектов.
Создание фильтров
Встроенный гибкий фильтр помогает отсортировывать в списке задач позиции, необходимые в данный момент. Визуальный конструктор помогает создавать нужное количество собственных фильтров. Доступна возможность сохранения собственных фильтров для многократного их использования. Сформируйте собственный список задач, планируемых для обработки в ближайшие дни. В избранный список можно добавлять задачи из «Живой ленты», карточки или списка.