Роботы и триггеры — это инструменты автоматизации, которые позволяют упростить и ускорить работу как с клиентами, так и с внутренними процессами в компании.
Роботы выполняют типовые действия: создают задачи, отправляют письма и уведомления, формируют документы и другое. Робот срабатывает, когда элемент достигает стадии, к которой он привязан.
Триггеры реагируют на действия пользователей или изменения в элементах — например, прочтение письма, смену статуса, поступление оплаты. Сработав, триггер переводит элемент на нужную стадию, где запускаются соответствующие роботы.
Эти инструменты доступны в разных модулях Битрикс24:
- CRM,
- Задачи,
- Подпись,
- Цифровые рабочие места.
Обратите внимание: наличие роботов и триггеров зависит от вашего тарифного плана.
Посмотреть тарифы
Роботы и триггеры в CRM
- Перейдите в раздел CRM, выберите нужный тип элемента — лиды, сделки и т.д.
- Откройте вкладку Роботы.
Роботы в CRM автоматически выполняют действия, когда элемент переходит на определённую стадию: отправляют письма, SMS, формируют документы, создают задачи и т.д.
Триггеры в CRM отслеживают поведение клиента или изменения в карточке: переходы по ссылке, входящие звонки, оплаты и пр. После срабатывания триггера элемент CRM автоматически перемещается на другую стадию. Пример: после отправки коммерческого предложения, клиент открывает письмо — срабатывает триггер, и сделка переходит в стадию «Переговоры».
Роботов и триггеры можно настроить:
- Лиды,
- Сделки,
- Коммерческие предложения,
- Счета,
- Смарт-процессы.
Роботы и триггеры в задачах
Откройте раздел Задачи и проекты > Роботы.
Роботы в задачах назначают ответственных, добавляют участников, отправляют уведомления и так далее. Автоматические действия выполняются при переходе задачи на соответствующую стадию.
Триггеры отслеживают изменения, связанные с задачей — например, приближение срока или смену статуса. После срабатывания триггера задача переходит на нужную стадию. Пример: если до дедлайна остался один день, задача попадает в стадию «Срочно», а робот уведомляет руководителя о том, что она не завершена.
Роботы и триггеры в разделе Подпись
Перейдите в раздел Подпись и откройте вкладку Роботы, чтобы автоматизировать процесс подписания документов.
Роботы могут отправлять документы клиентам, ставить задачи на подготовку, уведомлять сотрудников. Триггеры отслеживают действия обеих сторон — подписал ли клиент или представитель компании, были ли изменены поля документа и т.д. Пример: как только клиент подписал документ, робот отправляет счёт на оплату, а триггер переводит сделку на стадию «Ожидание оплаты».
Роботы и триггеры в цифровых рабочих местах
Если вы используете смарт-процессы, не связанные с CRM, настройку автоматизации можно выполнить в разделе Цифровые рабочие места.
- Перейдите в Автоматизация > Цифровые рабочие места.
- Выберите нужное рабочее место и откройте нужный смарт-процесс.
- Перейдите во вкладку Роботы.
Пример: HR-отдел может использовать роботов для автоматической подачи заявки в ИТ-отдел на закупку оборудования для нового сотрудника. Смарт-процессы можно объединять и автоматизировать между разными отделами.
